Comment répondre à un appel d’offres

Auteur: Maxence-Courbe Publié le: 11 septembre 2017 Publié dans: Appels d'Offres

Vous souhaitez répondre à un appel d’offres sur votre secteur mais n’avez pas encore l’expérience nécessaire à la réussite de votre entreprise sur les marchés publics ? Profitez de nos meilleurs conseils pour préparer, répondre et gagner les appels d’offres auxquels vous répondez :

Les appels d’offres se présentent comme de véritables opportunités pour les entreprises, quels que soient leurs tailles et le cœur de leurs activités. Il s’agit en effet d’un excellent moyen de gagner des marchés et d’ainsi d’augmenter leur chiffre d’affaires. Alors si les appels d’offres sont si avantageux que cela, il serait dommage de vous en priver.

Comment répond-on, pertinemment, à un appel d’offres ? Voici une question que se pose un grand nombre de chefs d’entreprises ou de commerciaux. Nous vous proposons notre façon de piloter la réponse à un appel d’offres, de la recherche de marchés publics à la transmission de votre réponse.

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Etape préliminaire : s’identifier auprès des services décisionnaires

Avant de choisir les appels d’offres, il est important de rappeler que les marchés d’un montant inférieur à 40 000 euros peuvent s’effectuer en gré à gré, sans appel d’offres public ! Il peut alors être judicieux de s’identifier auprès des services concernés (à la communauté de communes, à la mairie, etc.) et d’avoir un lien avec certains cadres ou élus. Un bon réseau peut vous permettre d’obtenir des informations qui feront la différence lors de la lecture de votre mémoire technique et vous faire connaître des décisionnaires avant même le lancement des procédures.

De plus, cette pratique vous donnera la possibilité d’identifier par avance les différents appels d’offres qui vont être passés dans votre secteur, et vous permettra ainsi d’anticiper les marchés auxquels vous souhaitez répondre à l’avenir.

1. Rédiger un dossier de candidature

Lorsque vous voulez répondre à des appels d’offres de marché public, il est nécessaire d’optimiser au maximum votre temps au vu des procédures fastidieuses par lesquelles ils sont régis. C’est votre candidature qui peut être préparée par avance.

Ainsi, rédiger un dossier de candidature type peut être un moyen simple de vous faire gagner du temps lorsque vous envisagez de répondre à plusieurs appels d’offres. Depuis la dématérialisation des marchés publics, le DUME a fait son apparition et vous permet de remplir un document réutilisable pour tous vos marchés.

Les formulaires DC1 et DC2 sont encore acceptés dans les différents marchés, hormis si l’acheteur public mentionne explicitement l’utilisation d’un DUME dans le règlement de consultation du marché.
Certaines pièces sont pour autant obligatoires dans un dossier de candidature :

déclaration sur l’honneur qui atteste que vous ne remplissez pas les critères d’exclusions du marché
Pièces qui justifient de vos capacités économiques, financières, techniques et professionnelles
Documents justifiant votre aptitude à exercer votre activité professionnelle

A vous de vérifier si l’acheteur public demande des informations que vous n’avez pas encore inscrit dans votre Dume afin de répondre au maximum à ses demandes.

2. Trouver un appel d’offres

La veille sur les marchés publics est l’une des étapes les plus chronophages en matière de marché public.
En effet, s’inscrire sur les différentes plateformes de veille des marchés publics, sélectionner les marchés potentiels et analyser les dossiers de consultation afin de savoir si oui ou non votre entreprise est en mesure de répondre à l’appel d’offres, sont autant de tâches qui peuvent prendre du temps dans vos journées. Pour gagner du temps, soyez organisé et assidu.

La première étape est de trouver le marché (si vous lisez cet article cela est surement chose faite). Pour répondre efficacement à un appel d’offres, il faut d’abord trouver Le Dossier de Consultation des Entreprises (Cahier des Charges) de l’appel d’offres en question. Pour ce faire, vous avez besoin de faire vos recherches sur des sites officiels dédiés ou encore sur des plateformes gratuites. De manière plus générale, ces sites recensent des Avis d’Appel Public à la Concurrence qui sont émis par les acheteurs.

Identifier vos critères pour trouver des appels d’offres pertinents :

A vous de savoir identifier les marchés publics qui peuvent être intéressants pour votre entreprise en vous référant à ces critères :

– Objet et Ampleur du marché
– Localisation du marché
– La structure (Allotissements, variantes, PSE, etc.) et la forme du marché (ouvert ou restreint)
– Les conditions d’obtentions du marché

Pour en savoir plus sur cette étape allez voir notre article : « comment trouver les appels d’offres de marchés publics » et apprenez où et comment analyser ces appels d’offres.

3. Télécharger les documents de l’appel d’offres

La seconde étape est de télécharger le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) afin d’obtenir tous les documents qui vous seront nécessaires à l’élaboration de votre réponse à l’appel d’offres. Au passage, nous vous conseillons fortement de vous inscrire sur la plateforme de téléchargement afin d’être alerté des modifications apportées au DCE (CCTP, CCAP, DQE, …) et surtout d’accéder aux questions/réponses éventuellement posées par vos concurrents répondant également à l’appel d’offres.

Notez avant tout que, le DCE est un ensemble de documents, autrement dit, un cahier des charges regroupant toutes les informations en rapport avec la demande. Aussi, ce document dossier liste les exigences administratives et techniques inhérents à l’offre. Dans ce dossier DCE, vous trouverez le règlement de consultation (RC) qui précise notamment les règles de mise en concurrence, le cahier des clauses administratives particulières, le cahier technique particulier, l’acte d’engagement, les documents de prix, etc. Compte tenu de l’importance de ce dossier, il est tout à fait crucial de prendre le temps nécessaire de bien l’analyser afin de répondre stratégiquement à l’appel d’offres. À noter que le DCE est accessible anonymement sur la plateforme (profil acheteur).

4. Examiner l’avis d’appel public à la concurrence

L’AAPC ou avis d’appel public à la concurrence est une sorte de synthèse de l’appel d’offres reprenant la place d’exécution, l’objectif du marché, la méthode utilisée, l’allotissement, les contraintes spécifiques, l’estimation, les conditions d’attribution et le dernier délai de dépôts des documents. L’analyse de l’AAPC est en outre un moyen d’effectuer vite le tri entre les appels d’offres spécifiques et ceux pour lesquels il ne serait pas nécessaire de gaspiller des ressources et du temps.

En effet, le lieu d’exécution peut, entre autres, être trop éloigné de votre entreprise, ne rendant pas nécessairement rentable son exécution, le marché est susceptible de requérir des qualifications que vous ne possédez pas, ou encore le délai de réponse peut être trop court pour présenter une offre pertinente.

Le but est de trouver le meilleur équilibre entre chances de gagner le marché et investissement mis dans la réponse. En effet, le lieu d’exécution peut, entre autres, être trop éloigné de votre entreprise, ne rendant pas nécessairement rentable son exécution, le marché est susceptible de requérir des qualifications que vous ne possédez pas, ou encore le délai de réponse peut être trop court pour présenter une offre pertinente.

Votre analyse de l’AAPC du marché doit donc vous permettre de mettre en avant les informations suivantes sur le marché :

Activité et Ampleur
Localisation
Structuration
Durée
Conditions d’obtentions

Retrouvez plus d’informations sur cette étape en vous rendant sur notre article : comment analyser une annonce de marché public ?

– Les besoins techniques de l’acheteur :

Vous les trouverez dans le cahier des clauses techniques particulières (CCTP). C’est un document contractuel, c’est-à-dire qu’il engage à la fois l’acheteur public et l’entreprise qui remportera le marché.

Le CCTP présente les besoins et les exigences techniques de l’acheteur, comme les caractéristiques des travaux à effectuer ou des prestations à réaliser.

Il est important de lire ce document dans son intégralité et de déterminer si oui ou non vous êtes en mesure de répondre à ses exigences. Le CCTP peut contenir, en annexe, des informations importantes telles que des plans, des statistiques, des rapports, etc.

– L’ampleur du marché :

Pour définir la « quantité de travail » plusieurs documents peuvent vous aider :

le Règlement de Consultation qui peut vous donner le budget de la collectivité,
le devis estimatif et la décomposition du prix sur lesquels vous trouverez les quantités demandées,
le CCTP et ses annexes.

– Les exigences administratives :

Toutes les informations administratives se trouvent dans le cahier des clauses administratives particulières (CCAP). Le CCAP comprend des éléments essentiels, et nous vous conseillons de le lire intégralement.

Le CCAP indique, par exemple : les avances possibles, les obligations relatives aux assurances, les garanties financières, les conditions des contrôles, la formule de révision des prix, les pénalités, etc.

Le CCAP peut influencer votre décision quant à une éventuelle réponse. A titre d’exemple, il se peut que l’acheteur public prévoit de verser un acompte de 10% avant le démarrage, et que cette somme ne vous permette pas d’engager la mission.

Tout comme le CCTP, le CCAP engage l’acheteur comme l’entreprise. Il est contractuel.

– Les critères et sous-critères de jugement :

Ces éléments, que vous trouverez dans le Règlement de la Consultation, vont vous permettre de connaître ce que l’acheteur public notera et avec quelle pondération. La pondération des critères vous aiguillera sur le positionnement à adopter. Un exemple simplifié dans l’illustration ci-dessous :

On peut noter sur cette illustration que l’acheteur public recherche une prestation ou un produit de qualité au détriment du prix (toutes proportions gardées, bien entendu).

Quant à elle, l’entreprise A, se positionne sur du « bas/moyenne gamme ». Il faudra donc que cette dernière sache s’adapter pour se rapprocher au plus près de la zone « besoin de l’acheteur ».

– Le délai de réponse :

Prenez connaissance de la date limite de remise des offres afin de savoir si vous pourrez élaborer une réponse dans le délai imparti.

6. Elaborer une check-list des documents à produire

Afin de visualiser simplement les documents à fournir et pour en n’oublier aucun, nous vous conseillons d’élaborer la liste des documents pour le dossier de candidature et pour le dossier de l’offre. Une fois tous les éléments indispensables à votre dossier de réponse créé, vous pourrez alors rapidement vérifier si vous n’avez rien oublié en vous référant directement à cette checklist. De plus, cette checklist peut vous servir d’appui lorsque vous fixerez le planning pour la préparation à la réponse à un appel d’offres.

L’oubli d’un document de la candidature est un motif éliminatoire de celui-ci, il serait bête s’y confronter !

7. Répartir les tâches et fixer un planning

Répondre à un marché public est toujours une course contre la montre. Pour gérer efficacement la construction de la réponse, définissez un « chef de projet », répartissez les tâches entre vos collaborateurs et éventuellement entre vous et vos partenaires (cotraitants et/ou sous-traitants) et faites un planning. Cela vous permettra d’avoir une meilleure vision du travail à effectuer avant de rendre votre réponse à l’appel d’offres.

Si chacun sait ce qu’il a à faire et pour quand, la construction du dossier d’appel d’offres sera optimisée et vous serez moins inquiet en voyant la date limite se rapprocher.

8. Commencer par élaborer la candidature

Si vous êtes seul pour répondre à l’appel d’offres, commencez par boucler le dossier de candidature. Une fois les pièces administratives remplies et rassemblées, vous aurez l’esprit plus libre pour construire votre mémoire technique et renseigner les documents de prix.

Pour rappel, les pièces exigées par l’acheteur public concernant la candidature se trouvent dans le règlement de consultation du marché. Votre checklist créée auparavant doit également vous permettre de retrouver cette information et de n’oublier aucune pièce.

9. Rédiger le mémoire technique

Il existe 2 solutions :

Soit vous avez de la chance (5% environ) et l’acheteur impose un plan de mémoire technique que vous trouverez dans le DCE. Dans ce cas, il vous « suffira » de remplir les parties exigées ;
Soit vous êtes libre de faire comme bon vous semble (95% environ). Il faudra alors construire entièrement un mémoire technique. Pour vous aider, nous vous conseillons de prendre en compte : les critères de jugement, le CCTP (et ses annexes) ainsi que les documents de prix. Ces 3 documents permettront d’élaborer le plan complet et de rien n’omettre lors de la rédaction.

Puisque la concurrence est importante à l’heure actuelle, quel que soit le secteur, vous devez faire en sorte que votre réponse se démarque de vos concurrents.

Pour aller plus loin vous pouvez lire notre article : « 15 Conseils pour rédiger un mémoire technique et répondre à un marché public ».

10. Remplir les documents de prix

Cette partie revient à finaliser le dossier d’appel d’offres qui doit comporter, en général :

Votre candidature
L’offre technique : moyens techniques et méthodologies mis en oeuvre pour l’exécution du marché, soit le mémoire technique
Et enfin de l’offre financière : les documents de prix (BPU, DPGF, DQE, etc)

De manière générale, l’acheteur public fourni les documents de prix sous format Excel. Vous pourrez retrouver un BPU, un DPGF, un DQE, une simulation de commande, … Il existe rarement des difficultés à les remplir, cela peut juste s’avérer chronophage pour les marchés publics de grandes tailles.

Vous devrez vous conformer au format exigé par l’acheteur s’il a exprimé ce besoin lors de la consultation.

11. Renseigner l’acte d’engagement

Pour rappel, l’acte d’engagement est un document par lequel le soumissionnaire adhère aux clauses du marché public.

L’acte d’engagement est un document, le plus souvent fourni par l’acheteur public dans le DCE et à remplir. Il n’est pas compliqué à renseigner, en effet, les informations généralement demandées sont :

Les coordonnées du candidat, donc les votre et celles de vos cotraitants,
Le prix de votre offre,
Le RIB
La déclaration de sous-traitants (en annexe),
…

12. Lister les points de contrôle avant d’envoyer votre offre

Avant d’envoyer votre offre à l’acheteur public, il est important d’effectuer une importante relecture afin de vous assurer d’un certain nombre de choses :

– vérifier que vous avez répondu à tous les points d’attentions et exigences de l’acheteur public dans votre mémoire technique
– examiner la cohérence de votre réponse au vu des informations que vous avez recueillis dans le CCTP.
– contrôler que vous avez bien intégré à votre dossier d’appel d’offre toutes les informations et tous les documents exigés dans la candidature par l’acheteur dans son Règlement de Consultation
– vérifier les modalités de réponse au marché et notamment le besoin ou non d’une signature électronique.

13. Relire et valider votre réponse

Au-delà de vérifier si tous les documents sont présents dans votre dossier de réponse et que les documents de prix et l’acte d’engagement sont remplis avec exactitude, relisez pour éviter les fautes d’orthographe qui risquent d’affecter l’image de votre entreprise et de votre offre.

Ainsi, une bonne relecture peut vous permettre d’enlever les dernières coquilles présentes dans votre mémoire et ainsi rendre un dossier d’appel d’offres optimisé.

14. Transmettre votre dossier d’appel d’offres

Après avoir élaboré soigneusement votre réponse à un appel d’offres, l’étape suivante consiste à la déposer auprès de l’acheteur potentiel, dans les temps. Avant le 1er Octobre 2018, il existait 3 manières de transmettre un dossier de réponse à un appel d’offres :

La remise en mains propres,
L’envoi postal,
L’envoi dématérialisé via les plateformes web des acheteurs.

Pour connaître ce qu’autorisait l’acheteur comme types de transmission autorisés, il fallait feuilleter le Règlement de la Consultation, lire l’article souvent intitulé « conditions d’envoi » et respectez rigoureusement les instructions.

Depuis le 1er Octobre 2018, les candidats n’ont plus le choix : la réponse se fait électroniquement en utilisant les profils acheteurs des pouvoirs adjudicateurs. Ce changement doit permettre de simplifier la réponse aux appels d’offres publics et d’obtenir plus de temps pour élaborer les candidatures et rédiger les mémoires techniques. La réponse dématérialisée suppose la signature électronique des documents. Toutefois, dans la très grande majorité des cas, la signature électronique n’est pas imposée au stade de l’envoi de la candidature et de l’offre.

15. Analyser le résultat après attribution

Quel que soit le résultat une fois l’attribution du marché effectué, vous aurez besoin d’analyser et interpréter ces résultats afin d’adapter vos réponses futures et augmenter vos chances de remporter les appels d’offres auxquels vous allez répondre.

En cas de refus, il est nécessaire d’effectuer une collecte d’informations et des motifs du rejet conformément à vos droits, et ce, afin de comprendre les changements à effectuer à l’avenir.

Il est donc crucial d’avoir une phase d’analyse pour chaque appel d’offres auquel vous répondez.

16. Créer une bibliothèque de documents

Que vous soyez attributaire ou non de l’appel d’offres, archiver l’ensemble des documents que vous avez réalisés ainsi que les DCE des marchés pour vous constituer une bibliothèque de documents (mémoire technique, candidature, présentation, pièces administratives, …). Cela peut paraître évident et simpliste mais une bonne organisation permet de gagner du temps. Bien organiser les documents de réponses est d’autant plus important quand vous travaillez à plusieurs. Vous pouvez, par exemple, organiser vos documents par type d’activité, le but est que vous trouviez l’organisation qui vous convienne.

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