Comment répondre à un appel d’offres

 In Appels d'Offres, Candidature, Marchés Publics, Mémoire Technique, Offre

Voici une question que se pose un grand nombre de chefs d’entreprises ou de commerciaux. Nous vous proposons notre façon de piloter la réponse à un appel d’offres, de la recherche de marchés publics à la transmission de votre réponse.

1. Trouver un appel d’offres

 La première étape est de trouver le marché (si vous lisez cet article cela est surement chose faite). Pour en savoir plus sur cette étape allez voir notre article : « comment trouver les appels d’offres de marchés publics ».

2. Télécharger les documents de l’appel d’offres

La seconde étape est de télécharger le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) afin d’obtenir tous les documents qui vous seront nécessaires à l’élaboration de votre réponse à l’appel d’offres. Au passage, nous vous conseillons fortement de vous inscrire sur la plateforme de téléchargement afin d’être alerté des modifications apportées au DCE (CCTP, CCAP, DQE, …) et surtout d’accéder aux questions/réponses éventuellement posées par vos concurrents répondant également à l’appel d’offres.

3. Valider l’intérêt de l’appel d’offres pour votre entreprise

 Vous avez trouvé une annonce indiquant l’objet succinct du marché public. Pour savoir si vous allez répondre à l’appel d’offres il faut analyser :

– Les besoins techniques de l’acheteur :

Vous les trouverez dans le cahier des clauses techniques particulières (CCTP).  C’est un document contractuel, c’est-à-dire qu’il engage à la fois l’acheteur public et l’entreprise qui remportera le marché.

Le CCTP présente les besoins et les exigences techniques de l’acheteur, comme les caractéristiques des travaux à effectuer ou des prestations à réaliser.

Il est important de lire ce document dans son intégralité et de déterminer si oui ou non vous êtes en mesure de répondre à ses exigences. Le CCTP peut contenir, en annexe, des informations importantes telles que des plans, des statistiques, des rapports, etc.

– L’ampleur du marché :

Pour définir la « quantité de travail » plusieurs documents peuvent vous aider :

  • le Règlement de Consultation qui peut vous donner le budget de la collectivité,
  • le devis estimatif et la décomposition du prix sur lesquels vous trouverez les quantités demandées,
  • le CCTP et ses annexes.

– Les exigences administratives :

Toutes les informations administratives se trouvent dans le cahier des clauses administratives particulières (CCAP). Le CCAP comprend des éléments essentiels, et nous vous conseillons de le lire intégralement.

Le CCAP indique, par exemple : les avances possibles, les obligations relatives aux assurances, les garanties financières, les conditions des contrôles, etc.

Le CCAP peut influencer votre décision quant à une éventuelle réponse. A titre d’exemple, il se peut que l’acheteur public prévoit de verser un acompte de 10% avant le démarrage, et que cette somme ne vous permette pas d’engager la mission.

Tout comme le CCTP, le CCAP engage l’acheteur comme l’entreprise. Il est contractuel.

– Les critères et sous-critères de jugement :

Ces éléments, que vous trouverez dans le Règlement de la Consultation, vont vous permettre de connaître ce que l’acheteur public notera et avec quelle pondération. La pondération des critères vous aiguillera sur le positionnement à adopter. Un exemple simplifié dans l’illustration ci-dessous :

illustration positionnement critères appels d'offres

On peut noter sur cette illustration que l’acheteur public recherche une prestation ou un produit de qualité au détriment du prix (toutes proportions gardées, bien entendu).

Quant à elle, l’entreprise A, se positionne sur du « bas/moyenne gamme ». Il faudra donc que cette dernière sache s’adapter pour se rapprocher au plus près de la zone « besoin de l’acheteur ».

– Le délai de réponse :

Prenez connaissance de la date limite de remise des offres afin de savoir si vous pourrez élaborer une réponse dans le délai imparti.

4. Elaborer une check-list des documents à produire

Afin de visualiser simplement les documents à fournir et pour en n’oublier aucun, nous vous conseillons d’élaborer la liste des documents pour le dossier de candidature et pour le dossier de l’offre.

5. Répartir les tâches et fixer un planning

Répondre à un marché public est toujours une course contre la montre. Pour gérer efficacement la construction de la réponse, définissez un « chef de projet », répartissez les tâches entre vos collaborateurs et éventuellement entre vous et vos partenaires (cotraitants et/ou sous-traitants) et faites un planning.

Si chacun sait ce qu’il a à faire et pour quand, la construction du dossier d’appel d’offres sera optimisée et vous serez moins inquiet en voyant la date limite se rapprocher.

6. Commencer par élaborer la candidature

Si vous êtes seul pour répondre à l’appel d’offres, commencez par boucler le dossier de candidature. Une fois les pièces administratives remplies et rassemblées, vous aurez l’esprit plus libre pour construire votre mémoire technique et renseigner les documents de prix.

7. Rédiger le mémoire technique

Il existe 2 solutions :

  • Soit vous avez de la chance (5% environ) et l’acheteur impose un plan de mémoire technique que vous trouverez dans le DCE. Dans ce cas, il vous « suffira » de remplir les parties exigées ;
  • Soit vous êtes libre de faire comme bon vous semble (95% environ). Il faudra alors construire entièrement un mémoire technique. Pour vous aider, nous vous conseillons de prendre en compte : les critères de jugement, le CCTP (et ses annexes) ainsi que les documents de prix. Ces 3 documents permettront d’élaborer le plan complet et de rien n’omettre lors de la rédaction.

Pour aller plus loin vous pouvez lire notre article : « 15 Conseils pour rédiger un mémoire technique et répondre à un marché public ».

8. Remplir les documents de prix

De manière générale, l’acheteur public fourni les documents de prix sous format Excel. Vous pourrez retrouver un BPU, un DPGF, un DQE, une simulation de commande, … Il existe rarement des difficultés à les remplir, cela peut juste s’avérer chronophage pour les marchés publics de grandes tailles.

9. Renseigner l’acte d’engagement

L’acte d’engagement est un document, le plus souvent fourni par l’acheteur public dans le DCE et à remplir. Il n’est pas compliqué à renseigner, en effet, les informations généralement demandées sont :

  • Les coordonnées du candidat, donc les votre et celles de vos cotraitants,
  • Le prix de votre offre,
  • Le RIB
  • La déclaration de sous-traitants (en annexe),

10. Relire et valider votre réponse

Au-delà de vérifier si tous les documents sont présents dans votre dossier de réponse et que les documents de prix et l’acte d’engagement sont remplis avec exactitude, relisez pour éviter les fautes d’orthographe qui risquent d’affecter l’image de votre entreprise et de votre offre.

11. Transmettre votre dossier d’appel d’offres

Avant le 1er Octobre 2018, il existait 3 manières de transmettre un dossier de réponse à un appel d’offres :

  • La remise en mains propres,
  • L’envoi postal,
  • L’envoi dématérialisé via les plateformes web des acheteurs.

Pour connaître ce qu’autorisait l’acheteur comme types de transmission autorisés, il fallait feuilleter le Règlement de la Consultation, lire l’article souvent intitulé « conditions d’envoi » et respectez rigoureusement les instructions.

Depuis le 1er Octobre 2018, les candidats n’ont plus le choix : la réponse se fait électroniquement en utilisant les profils acheteurs des pouvoirs adjudicateurs. Ce changement doit permettre de simplifier la réponse aux appels d’offres publics et d’obtenir plus de temps pour élaborer les candidatures et rédiger les mémoires techniques. La réponse dématérialisée suppose la signature électronique des documents. Toutefois, dans la très grande majorité des cas, la signature électronique n’est pas imposée au stade de l’envoi de la candidature et de l’offre.

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