Comment répondre à un appel d’offres

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Les appels d’offres se présentent comme de véritables opportunités pour les entreprises, quels que soient leurs tailles et le cœur de leurs activités. Il s’agit en effet d’un excellent moyen de gagner des marchés et d’ainsi d’augmenter leur chiffre d’affaires. Alors si les appels d’offres sont si avantageux que cela, il serait dommage de vous en priver.

Comment répond-on, pertinemment, à un appel d’offres ? Voici une question que se pose un grand nombre de chefs d’entreprises ou de commerciaux. Nous vous proposons notre façon de piloter la réponse à un appel d’offres, de la recherche de marchés publics à la transmission de votre réponse.

Etape préliminaire : s’identifier auprès des services décisionnaires

Avant de choisir les appels d’offres, il est important de rappeler que les marchés d’un montant inférieur à 40 000 euros peuvent s’effectuer en gré à gré, sans appel d’offres public ! Il peut alors être judicieux de s’identifier auprès des services concernés (à la communauté de communes, à la mairie, etc.) et d’avoir un lien avec certains cadres ou élus. Un bon réseau peut vous permettre d’obtenir des informations pour remporter ces marchés.

1. Trouver un appel d’offres

La première étape est de trouver le marché (si vous lisez cet article cela est surement chose faite). Pour répondre efficacement à un appel d’offres, il faut d’abord trouver l’appel d’offres en question. Pour ce faire, vous avez besoin de faire vos recherches sur des sites officiels dédiés ou encore sur des plateformes payantes ou gratuites. De manière plus générale, ces sites recensent des Avis d’Appel Public à la Concurrence qui sont émis par les acheteurs.

Pour en savoir plus sur cette étape allez voir notre article : « comment trouver les appels d’offres de marchés publics ».

2. Télécharger les documents de l’appel d’offres

La seconde étape est de télécharger le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) afin d’obtenir tous les documents qui vous seront nécessaires à l’élaboration de votre réponse à l’appel d’offres. Au passage, nous vous conseillons fortement de vous inscrire sur la plateforme de téléchargement afin d’être alerté des modifications apportées au DCE (CCTP, CCAP, DQE, …) et surtout d’accéder aux questions/réponses éventuellement posées par vos concurrents répondant également à l’appel d’offres.

Notez avant tout que, le DCE est un ensemble de documents, autrement dit, un cahier des charges regroupant toutes les informations en rapport avec la demande. Aussi, ce document dossier liste les exigences administratives et techniques inhérents à l’offre. Dans ce dossier DCE, vous trouverez le règlement de consultation (RC) qui précise notamment les règles de mise en concurrence, le cahier des clauses administratives particulières, le cahier technique particulier, l’acte d’engagement, les documents de prix, etc. Compte tenu de l’importance de ce dossier, il est tout à fait crucial de prendre le temps nécessaire de bien l’analyser afin de répondre stratégiquement à l’appel d’offres. À noter que le DCE est accessible anonymement sur la plateforme (profil acheteur).

3. Examiner l’avis d’appel public à la concurrence

L’AAPC ou avis d’appel public à la concurrence est une sorte de synthèse de l’appel d’offres reprenant la place d’exécution, l’objectif du marché, la méthode utilisée, l’allotissement, les contraintes spécifiques, l’estimation, les conditions d’attribution et le dernier délai de dépôts des documents. L’analyse de l’AAPC est en outre un moyen d’effectuer vite le tri entre les appels d’offres spécifiques et ceux pour lesquels il ne serait pas nécessaire de gaspiller des ressources et du temps.

En effet, le lieu d’exécution peut, entre autres, être trop éloigné de votre entreprise, ne rendant, pas nécessairement rentable son exécution, le marché est susceptible de requérir des qualifications que vous ne possédez pas, ou encore le délai de réponse peut être trop court pour présenter une offre pertinente.

Le but est de trouver le meilleur équilibre entre chances de gagner le marché et investissement mis dans la réponse.

Retrouvez plus d’informations sur cette étape en vous rendant sur notre article : comment analyser une annonce de marché public ?

4. Valider l’intérêt de l’appel d’offres pour votre entreprise

 Vous avez trouvé une annonce indiquant l’objet succinct du marché public. Pour savoir si vous allez répondre à l’appel d’offres il faut analyser :

– Les besoins techniques de l’acheteur :

Vous les trouverez dans le cahier des clauses techniques particulières (CCTP).  C’est un document contractuel, c’est-à-dire qu’il engage à la fois l’acheteur public et l’entreprise qui remportera le marché.

Le CCTP présente les besoins et les exigences techniques de l’acheteur, comme les caractéristiques des travaux à effectuer ou des prestations à réaliser.

Il est important de lire ce document dans son intégralité et de déterminer si oui ou non vous êtes en mesure de répondre à ses exigences. Le CCTP peut contenir, en annexe, des informations importantes telles que des plans, des statistiques, des rapports, etc.

– L’ampleur du marché :

Pour définir la « quantité de travail » plusieurs documents peuvent vous aider :

  • le Règlement de Consultation qui peut vous donner le budget de la collectivité,
  • le devis estimatif et la décomposition du prix sur lesquels vous trouverez les quantités demandées,
  • le CCTP et ses annexes.

– Les exigences administratives :

Toutes les informations administratives se trouvent dans le cahier des clauses administratives particulières (CCAP). Le CCAP comprend des éléments essentiels, et nous vous conseillons de le lire intégralement.

Le CCAP indique, par exemple : les avances possibles, les obligations relatives aux assurances, les garanties financières, les conditions des contrôles, la formule de révision des prix, les pénalités, etc.

Le CCAP peut influencer votre décision quant à une éventuelle réponse. A titre d’exemple, il se peut que l’acheteur public prévoit de verser un acompte de 10% avant le démarrage, et que cette somme ne vous permette pas d’engager la mission.

Tout comme le CCTP, le CCAP engage l’acheteur comme l’entreprise. Il est contractuel.

– Les critères et sous-critères de jugement :

Ces éléments, que vous trouverez dans le Règlement de la Consultation, vont vous permettre de connaître ce que l’acheteur public notera et avec quelle pondération. La pondération des critères vous aiguillera sur le positionnement à adopter. Un exemple simplifié dans l’illustration ci-dessous :

illustration positionnement critères appels d'offres

On peut noter sur cette illustration que l’acheteur public recherche une prestation ou un produit de qualité au détriment du prix (toutes proportions gardées, bien entendu).

Quant à elle, l’entreprise A, se positionne sur du « bas/moyenne gamme ». Il faudra donc que cette dernière sache s’adapter pour se rapprocher au plus près de la zone « besoin de l’acheteur ».

– Le délai de réponse :

Prenez connaissance de la date limite de remise des offres afin de savoir si vous pourrez élaborer une réponse dans le délai imparti.

5. Elaborer une check-list des documents à produire

Afin de visualiser simplement les documents à fournir et pour en n’oublier aucun, nous vous conseillons d’élaborer la liste des documents pour le dossier de candidature et pour le dossier de l’offre.

6. Répartir les tâches et fixer un planning

Répondre à un marché public est toujours une course contre la montre. Pour gérer efficacement la construction de la réponse, définissez un « chef de projet », répartissez les tâches entre vos collaborateurs et éventuellement entre vous et vos partenaires (cotraitants et/ou sous-traitants) et faites un planning.

Si chacun sait ce qu’il a à faire et pour quand, la construction du dossier d’appel d’offres sera optimisée et vous serez moins inquiet en voyant la date limite se rapprocher.

7. Commencer par élaborer la candidature

Si vous êtes seul pour répondre à l’appel d’offres, commencez par boucler le dossier de candidature. Une fois les pièces administratives remplies et rassemblées, vous aurez l’esprit plus libre pour construire votre mémoire technique et renseigner les documents de prix.

8. Rédiger le mémoire technique

Il existe 2 solutions :

  • Soit vous avez de la chance (5% environ) et l’acheteur impose un plan de mémoire technique que vous trouverez dans le DCE. Dans ce cas, il vous « suffira » de remplir les parties exigées ;
  • Soit vous êtes libre de faire comme bon vous semble (95% environ). Il faudra alors construire entièrement un mémoire technique. Pour vous aider, nous vous conseillons de prendre en compte : les critères de jugement, le CCTP (et ses annexes) ainsi que les documents de prix. Ces 3 documents permettront d’élaborer le plan complet et de rien n’omettre lors de la rédaction.

Puisque la concurrence est importante à l’heure actuelle, quel que soit le secteur, vous devez faire en sorte que votre réponse se démarque de vos concurrents.

Pour aller plus loin vous pouvez lire notre article : « 15 Conseils pour rédiger un mémoire technique et répondre à un marché public ».

9. Remplir les documents de prix

De manière générale, l’acheteur public fourni les documents de prix sous format Excel. Vous pourrez retrouver un BPU, un DPGF, un DQE, une simulation de commande, … Il existe rarement des difficultés à les remplir, cela peut juste s’avérer chronophage pour les marchés publics de grandes tailles.

10. Renseigner l’acte d’engagement

L’acte d’engagement est un document, le plus souvent fourni par l’acheteur public dans le DCE et à remplir. Il n’est pas compliqué à renseigner, en effet, les informations généralement demandées sont :

  • Les coordonnées du candidat, donc les votre et celles de vos cotraitants,
  • Le prix de votre offre,
  • Le RIB
  • La déclaration de sous-traitants (en annexe),

11. Relire et valider votre réponse

Au-delà de vérifier si tous les documents sont présents dans votre dossier de réponse et que les documents de prix et l’acte d’engagement sont remplis avec exactitude, relisez pour éviter les fautes d’orthographe qui risquent d’affecter l’image de votre entreprise et de votre offre.

12. Transmettre votre dossier d’appel d’offres

Après avoir élaboré soigneusement votre réponse à un appel d’offres, l’étape suivante consiste à la déposer auprès de l’acheteur potentiel, dans les temps. Avant le 1er Octobre 2018, il existait 3 manières de transmettre un dossier de réponse à un appel d’offres :

  • La remise en mains propres,
  • L’envoi postal,
  • L’envoi dématérialisé via les plateformes web des acheteurs.

Pour connaître ce qu’autorisait l’acheteur comme types de transmission autorisés, il fallait feuilleter le Règlement de la Consultation, lire l’article souvent intitulé « conditions d’envoi » et respectez rigoureusement les instructions.

Depuis le 1er Octobre 2018, les candidats n’ont plus le choix : la réponse se fait électroniquement en utilisant les profils acheteurs des pouvoirs adjudicateurs. Ce changement doit permettre de simplifier la réponse aux appels d’offres publics et d’obtenir plus de temps pour élaborer les candidatures et rédiger les mémoires techniques. La réponse dématérialisée suppose la signature électronique des documents. Toutefois, dans la très grande majorité des cas, la signature électronique n’est pas imposée au stade de l’envoi de la candidature et de l’offre.

13. Analyser le résultat après attribution

Quel que soit le résultat une fois l’attribution du marché effectué, vous aurez besoin d’analyser et interpréter ces résultats afin d’adapter vos réponses futures et augmenter vos chances de remporter les appels d’offres auxquels vous allez répondre.

En cas de refus, il est nécessaire d’effectuer une collecte d’informations et des motifs du rejet conformément à vos droits, et ce, afin de comprendre les changements à effectuer à l’avenir.

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