Comment répondre à un appel d’offres
Examiner l’avis d’appel public à la concurrence
L’AAPC ou avis d’appel public à la concurrence est une sorte de synthèse de l’appel d’offres reprenant le lieu d’exécution, l’objectif du marché, la procédure utilisée, l’allotissement, les contraintes spécifiques, l’estimation, les conditions d’attribution, la date limite de remise des offres pour le dépôt de votre réponse, etc.
L’analyse de l’AAPC doit vous permettre de faire un premier tri entre les appels d’offres intéressant pour votre structure et ceux pour lesquels il ne serait pas nécessaire de gaspiller des ressources et du temps.
Le but est de trouver le meilleur équilibre entre chances de gagner le marché et investissement mis dans la réponse. En effet, le lieu d’exécution peut, entre autres, être trop éloigné de votre entreprise, ne rendant pas nécessairement rentable son exécution, le marché est susceptible de requérir des qualifications que vous ne possédez pas, ou encore le délai de réponse peut être trop court pour présenter une offre pertinente.
Retrouvez plus d’informations sur cette étape en vous rendant sur notre article : comment analyser une annonce de marché public ?
Valider l’intérêt de l’appel d’offres pour votre entreprise
Vous avez trouvé une annonce et a priori le marché public semble correspondre à vos attentes. Pour savoir si vous allez répondre à l’appel d’offres il faut maintenant le qualifier en analysant :
Les besoins techniques de l’acheteur :
Vous les trouverez dans le cahier des clauses techniques particulières (CCTP). C’est un document contractuel, c’est-à-dire qu’il engage à la fois l’acheteur public et l’entreprise qui remportera le marché.
Le CCTP présente les besoins et les exigences techniques de l’acheteur, comme les caractéristiques des travaux à effectuer ou des prestations à réaliser.
Il est important de lire ce document dans son intégralité et de déterminer si oui ou non vous êtes en mesure de répondre à ses exigences. Le CCTP peut contenir, en annexe, des informations importantes telles que des plans, des statistiques, des rapports, etc.
L’ampleur du marché :
Il faut s’assurer que le marché visé n’est pas trop volumineux et qu’il soit en adéquation avec les capacités matériels, humaines et financières de votre entreprise.
Pour définir la « quantité de travail » plusieurs documents peuvent vous aider :
- le Règlement de Consultation qui peut vous donner le budget de la collectivité,
- le devis estimatif et la décomposition du prix sur lesquels vous trouverez les quantités demandées,
- le CCTP et ses annexes.
Conseil : si vous souhaitez soumissionner à un marché ambitieux, vous pouvez répondre en groupement avec des partenaires ou trouver des sous-traitants pour compléter vos capacités. Connaitre la différence entre cotraitance et sous-traitance.
Les critères et sous-critères de jugement :
Ces éléments, que vous trouverez dans le Règlement de la Consultation, vont vous permettre de connaître ce que l’acheteur public notera et avec quelle pondération. La pondération des critères vous aiguillera sur le positionnement à adopter.
On constate le plus souvent 2 grands critères : le critère prix et le critère technique et environnemental.
À la lecture de la pondération de ces critères vous pourrez rapidement savoir si les attentes de l’acheteur sont en adéquation avec votre positionnement.
Un exemple simplifié dans l’illustration ci-dessous :
On peut noter sur cette illustration que l’acheteur public recherche une prestation ou un produit de qualité au détriment du prix (toutes proportions gardées, bien entendu).
Quant à elle, l’entreprise A, se positionne sur du « bas/moyenne gamme ». Il faudra donc que cette dernière sache s’adapter pour se rapprocher au plus près de la zone « besoin de l’acheteur ».
Pour en savoir plus sur l’analyse des critères.
Les exigences administratives :
Toutes les informations administratives se trouvent dans le cahier des clauses administratives particulières (CCAP). Le CCAP comprend des éléments essentiels, et nous vous conseillons de le lire intégralement.
Le CCAP indique, par exemple : les avances possibles, les obligations relatives aux assurances, les garanties financières, les conditions des contrôles, la formule de révision des prix, les pénalités, etc.
Le CCAP peut influencer votre décision quant à une éventuelle réponse. A titre d’exemple, il se peut que l’acheteur public prévoit de verser un acompte de 10% avant le démarrage, et que cette somme ne vous permette pas d’engager la mission.
C’est également dans le CCAP que vous êtes susceptibles de retrouver les exigences en matière d’insertion.
Tout comme le CCTP, le CCAP engage l’acheteur comme l’entreprise, il est contractuel.
La rentabilité financière du marché :
C’est une évidence, mais avant de vous lancer dans l’élaboration d’un dossier de réponse, il est essentiel d’analyser la rentabilité financière du marché. Un appel d’offres peut représenter une opportunité de croissance, mais s’il est mal évalué, il peut aussi devenir une source de pertes.
Le délai de réponse :
Prenez connaissance de la date limite de remise des offres afin de savoir si vous pourrez élaborer une réponse dans le délai imparti.
FAQ comment répondre à un appel d’offres
Comment savoir si un appel d’offres est intéressant pour mon entreprise ?
Avant de répondre, il est essentiel d’évaluer l’intérêt du marché : le montant estimé, la rentabilité financière, la faisabilité technique et les références demandées. Si le marché correspond à vos capacités et à votre stratégie commerciale, alors il vaut la peine d’y consacrer du temps et des ressources.
Quels sont les documents obligatoires pour répondre à un appel d’offres ?
Les documents obligatoires dépendent du marché, mais on retrouve presque toujours : la candidature (formulaires DC1 et DC2, K-bis, attestations fiscales et sociales), l’offre technique (mémoire technique et annexes) et l’offre financière (documents de prix : BPU, DQE, DPGF). Le règlement de consultation (RC) précise la liste complète.
Quels sont les points de contrôle à vérifier avant l’envoi de l’offre ?
Avant l’envoi, il est essentiel de vérifier : la présence de tous les documents obligatoires, la cohérence de votre offre par rapport au CCTP, la conformité avec le RC et les modalités de remise (ex. besoin d’une signature électronique). Une relecture finale permet aussi d’éliminer les fautes d’orthographe et de garantir une image professionnelle.
Comment analyser un refus d’appel d’offres ?
En cas de rejet, vous pouvez demander les motifs du refus à l’acheteur public. Cette analyse est précieuse pour comprendre vos axes d’amélioration, qu’il s’agisse du prix, de la méthodologie ou de la qualité du mémoire technique. Chaque retour d’expérience contribue à améliorer vos prochaines réponses.