Que doit contenir un mémoire technique dans la réponse à un appel d’offres ?

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Le mémoire technique est l’élément principal du dossier de réponse puisqu’il permet de mettre en valeur l’offre, la méthodologie et les moyens utilisés afin de réaliser la prestation demandée. Il est donc primordial pour votre entreprise d’optimiser ce document afin de maximiser vos chances de remporter un appel d’offres.
C’est à travers ce document que l’acheteur public notera la valeur technique de votre offre en fonction des critères de notation définis dans le règlement de consultation.

La rédaction du mémoire technique doit trouver l’équilibre entre :

  • Un argumentaire pertinent et cohérent
  • Une force commerciale dans son contenu
  • Un document marketing attestant de votre plus-value sur le marché

Nous avons ici choisi de recenser un certain nombre de points que vous développerez à l’intérieur de vos mémoires techniques afin de construire une offre plus pertinente que celle de vos concurrents.

Ces points, sont ceux que l’on retrouve le plus souvent en sous-critère technique dans les règlements de consultation. Bien évidemment, cette liste n’est pas exhaustive et peut varier en fonction de l’objet du marché et du pouvoir adjudicateur.

Contexte et enjeux du marché

Vous pouvez commencer votre mémoire technique par un chapitre reprenant les enjeux de l’appel d’offres (pourquoi la consultation a-t-elle était lancé, quels sont les objectifs) et le contexte du marché. Cette courte partie (une page) permettra de prouver à l’acheteur que vous avez bien compris ses attentes et les spécificités de l’appel d’offres.
Pour rédiger simplement ce chapitre, utilisez le cahier des clauses techniques particulières (CCTP) dans lequel vous trouverez (de manière générale) une présentation du marché.

Le plus : pour certains types de marchés publics comme les marchés de prestations de services (nettoyage, sécurité, etc) des visites peuvent être programmées avec l’acheteur public. N’hésitez pas à reporter dans ce chapitre les informations importantes que vous auriez pu obtenir à l’oral et qui ne sont pas présentes dans le dossier de consultation des entreprises (DCE).

Description de votre entreprise

Une description simple et intuitive de votre entreprise et de ses activités afin de permettre au lecteur du mémoire technique de “savoir à qui il a à faire” . Cette partie peut contenir les informations déjà présentes dans votre candidature à savoir :

  • les coordonnées,
  • les chiffres clés de votre structure (évolution du chiffres d’affaires, évolution des effectifs, répartition du chiffres d’affaires entre vos activités, etc.),
  • les activités,
  • les certifications et qualifications spécifiques,
  • l’historique.

La rédaction de cette présentation d’entreprise doit être concise (2/3 pages) et visuelle pour identifier rapidement les informations importantes. N’hésitez pas à utiliser des graphiques, timelines, …

Les références de l’entreprise

Il s’agit ici de mettre en avant le les missions, les travaux ou les livraisons que vous avez déjà effectués et ainsi prouver de vos compétences et vos aptitudes professionnelles. Cela doit rassurer le lecteur.

Vous pouvez présenter vos références dans le mémoire technique sous forme de tableau avec en colonne : l’année, la dénomination du client, l’objet détaillé du marché et le montant de ce dernier.
Présentez en priorité les références qui ont un lien avec l’appel d’offres auquel vous répondez.

Les moyens humains pour un mémoire technique

Il vous faudra présenter le personnel qui interviendra lors du marché. Vous renseignerez, ainsi, les compétences, formations et le rôle des encadrants, du personnel opérationnel et des métiers supports. Inutile de présenter l’ensemble de votre entreprise !

Pour présenter le personnel n’hésitez pas à utiliser le format CV.
N’hésitez pas à compléter la présentation des intervenants par un organigramme, cela permettra de comprendre l’organisation de l’équipe.
C’est également dans ce chapitre du mémoire technique que vous pourrez aborder les questions des formations du personnel, sujet très important puisqu’il démontre l’acquisition des compétences de l’équipe.

Les moyens matériels dans votre mémoire justificatif

Dans cette partie, il vous faudra décrire et lister les moyens matériels utilisés pour les prestations demandées. Il s’agira de les décrire et d’expliquer leurs destinations. Il en va de même pour les produits et consommables. Si vous disposez de fiches produits, par exemple, intégrez les en annexes et non dans le corps du mémoire technique afin de fluidifier la lecture.

Pour aller plus loin, vous pouvez détailler la manière dont vous gérer l’approvisionnement et le stock de produits et consommables (nombre de jours de stock, approvisionnement en flux tendu, etc). N’hésitez pas à présenter vos fournisseurs, ces derniers peuvent parfois apporter une plus-value (conception écoresponsable, localisation géographique, …).

Méthodologie utilisée pour la prestation

Dans cette partie vous pourrez présenter :

  • Le phasage et le planning d’exécution des prestations;
  • La préparation des prestations : réunion de lancement, approvisionnement, reprise du personnel, planification et affectation des tâches, etc;
  • La description des éventuelles études préalables;
  • La réalisation des prestations : pour cela il est important d’être méthodique dans la description. Le moyen le plus efficace est de décrire de manière chronologique la façon dont vous allez effectuer les prestations.
  • La gestion des imprévus et des contraintes spécifiques.

Bien entendu, plusieurs autres points peuvent être développés dans la méthodologie. Pour vous assurer de tout traiter, reportez-vous aux sous-critères présents dans le règlement de consultation et le CCTP.

Démarche qualité

A travers ce chapitre, vous devrez mettre en avant les moyens utilisés par votre entreprise afin de s’assurer de la bonne exécution des prestations, dans les délais et le budget prévus. Ces moyens peuvent être : le type de management et l’organisation des équipes, les documents, outils et informations de suivi, les contrôles effectués en interne, les actions d’amélioration continue, etc.

Hygiène / Sécurité

Il s’agira de mettre en lumière toute la gestion des normes d’hygiène et de sécurité mises en place pour les prestations. Il pourra être développé ici : la présentation des équipements de protection individuelle, les formations en matière de sécurité du personnel, la gestion des nuisances et de la sécurité des tiers, etc.

RSE de votre entreprise

La responsabilité sociétale de l’entreprise est également l’un des points d’attention sur lequel vous serez jugé à travers votre mémoire technique. La RSE peut être découpée en deux parties :

  • La première concerne votre démarche environnementale : utilisation de produits écolabellisés, la gestions des déchets, le recyclage, plan de réduction des consommations énergétiques, etc;
  • La seconde présente votre démarche sociale : avantages sociaux des salariés, insertion de personnes éloignés de l’emploi, mesures d’amélioration du bien-être au travail, mécénat, etc.

Vous avez besoin de plus d’informations concernant la rédaction et le développement de votre mémoire technique ? Contactez Onémis et profitez des meilleures recommandations.

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