Quelles sont les étapes clés d’un appel d’offres ?
Quelles sont les étapes clés d’un appel d’offres ?
Dans le domaine des marchés publics, lorsqu’une organisation publique ou privée a un besoin spécifique, elle lance alors une procédure d’appel d’offres.
L’objectif est ainsi de sélectionner l’offre économiquement la plus avantageuse tout en répondant au mieux aux besoins, en s’assurant de respecter les principes fondamentaux.
Voici les étapes essentielles de cette procédure.
Préparation et Rédaction du Cahier des Charges
La première grande partie concerne l’ensemble de la préparation d’un l’appel d’offres :
Il faut avant tout débuter par une identification précise du besoin ou l’acheteur doit clairement définir les tenants et les aboutissants du projet et l’ensemble des spécifications de celui- ci. Il est également important d’identifier les livrables qui vont être demandés aux entreprises souhaitant répondre.
Vient ensuite l’étape d’élaboration du Cahier des Charges (CDC). Ce document essentiel détaille les spécifications techniques, fonctionnelles et administratives attendues des offres.
C’est via le CDC, le CCTP et le CCAP que les acheteurs retrouvent également les critères d’évaluation qui guideront le choix de l’attributaire, ainsi que les informations pratiques et nécessaires pour la gestion de projet des soumsionnaires (date limite, format, etc).
Publication et réception des Offres
La deuxième phase est celle de la publication de l’appel d’offres et de la réception des offres des opérateurs économiques :
Publication de l’appel d’offres
L’acheteur choisit ainsi les canaux de diffusion, à savoir les plateformes en ligne et les profils acheteurs les plus pertinents pour informer les entreprises susceptibles de répondre. Certains fournisseurs identifiés peuvent également être contacté directement par l’acheteur.
Réception des offres
Une fois l’appel d’offres mis en ligne, la phase de réponse et réception des offres commence. Les entreprises intéressées préparent alors leurs propositions en fonction des besoins de l’acheteur et les soumettent en respectant les délais et instructions du cahier des charges.
Analyse et Évaluation des Offres
La troisième partie est consacrée à l’analyse et à l’évaluation des offres reçues.
Vérification des conformités
En premier lieu, l’acheteur procède à une vérification de la conformité administrative des dossiers. Le but est de s’assurer que chaque candidat est apte à répondre aux marchés et n’est pas concerné parmi l’un des critères d’exclusion du marché.
Analyse des offres et attribution
Ensuite, une analyse technique est réalisée et compare les solutions proposées aux spécifications et exigences de l’acheteur. On attribue alors une note méthodologique/technique à l’offre.
Une analyse financière examine ensuite les documents de prix et aspects tarifaires. Via cette évaluation, l’entreprise reçoit alors une note de prix/
En fonction des critères d’attribution défini au lancement du marché, l’acheteur obtiendra une note pour chaque candidat permettant de définir qui a remporté le marché.
Conclusion du Contrat
La conclusion du contrat marque l’aboutissement du processus de l’appel d’offres.
Après l’évaluation des offres, l’attribution est décidée. L’acheteur doit alors prévenir tous les candidats et envoyer toutes les notifications nécessaires.
Une fois les vérifications effectuées et les éventuels délais de recours passés, le pouvoir adjudicateur et le soumissionnaire retenu signent le contrat qui formalise les engagements des deux parties.
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