Intelligence artificielle et marchés publics : peut-on utiliser l’IA pour répondre à un appel d’offres ?
Sommaire
L’intelligence artificielle générative s’est installée dans les entreprises à une vitesse impressionnante. Rédiger un texte, résumer un document, comparer des informations ou proposer une trame ne demande désormais que quelques secondes. Il était donc inévitable qu’une question apparaisse chez les entreprises qui répondent aux marchés publics : peut-on utiliser l’IA pour préparer une réponse à un appel d’offres ?
La réponse est oui, mais pas n’importe comment. Une IA peut faire gagner du temps sur certaines tâches, aider à structurer une réflexion ou faciliter l’analyse d’un dossier. En revanche, elle ne connaît ni votre entreprise, ni vos moyens réels, ni les engagements que vous êtes réellement capable de tenir. Utilisée sans méthode, elle peut produire une réponse très bien rédigée mais totalement générique, parfois imprécise, voire incohérente avec le marché.
L’enjeu n’est donc pas de savoir si l’IA peut rédiger un mémoire technique à votre place. Il est plutôt de comprendre où elle peut réellement vous aider et à quel moment l’expertise humaine reste indispensable.
Ce que l’IA peut réellement apporter dans une réponse à un marché public
Un appel d’offres contient souvent plusieurs dizaines de pages réparties entre le règlement de consultation, le CCTP, le CCAP, les documents de prix et différentes annexes. La première utilité de l’IA est donc assez évidente : elle peut aider à traiter plus rapidement un volume important d’informations.
Analyser et résumer le dossier de consultation
Une IA peut être utilisée pour faire ressortir les grandes obligations du marché, les délais, les critères de notation, les documents à remettre ou encore les points qui méritent une vigilance particulière. Cela peut permettre à l’entreprise d’obtenir une première lecture structurée du dossier avant d’entrer dans l’analyse détaillée.
Cette première synthèse ne doit cependant jamais remplacer la lecture du DCE. Une formulation mal interprétée, une annexe oubliée ou une exigence noyée dans le CCTP peut avoir des conséquences importantes sur la réponse. L’IA doit donc servir de filtre de lecture, pas de substitut à l’analyse. Donc, si vous êtes en charge de construire la réponse, vous devez maitriser le dossier.
Aider à structurer le mémoire technique
L’IA est également utile pour construire une trame. À partir des critères et sous-critères du règlement de consultation, elle peut proposer une organisation du mémoire technique qui reprend la logique de notation de l’acheteur. Elle peut aussi aider à reformuler un passage trop long, clarifier une méthodologie ou transformer des notes internes en texte plus lisible.
C’est probablement l’usage le plus pertinent : partir de contenus réels fournis par l’entreprise, puis utiliser l’IA pour améliorer leur présentation. On reste alors dans une logique d’assistance à la rédaction, et non dans une génération artificielle de compétences que l’entreprise ne possède pas.
Comparer les exigences du marché avec votre réponse
Une autre utilisation intéressante consiste à demander à l’IA de comparer le CCTP, les critères de notation et un projet de mémoire technique. Elle peut alors signaler certains thèmes peu développés, des engagements qui ne semblent pas répondre directement au besoin ou des éléments annoncés dans une partie du dossier mais absents ailleurs.
Cette lecture croisée peut notamment être utile pour vérifier la cohérence entre le mémoire technique et les documents de prix. Une méthodologie très ambitieuse, des moyens humains importants ou des contrôles supplémentaires doivent pouvoir être financés par le prix proposé. Une offre doit raconter la même histoire du début à la fin. Mais attention car l’IA interprète et répondra toujours dans votre sens, donc ne prenez pas pour argent comptant les remarques qu’elle vous retourne. Restez curieux et gardez un esprit critique.
Pourquoi il ne faut pas demander à l’IA de rédiger seule votre mémoire technique
Le principal risque est simple : obtenir un document propre, fluide et professionnel, mais interchangeable avec celui de n’importe quel concurrent.
Une IA générative fonctionne à partir de modèles statistiques. Elle peut produire des formulations crédibles sans pour autant savoir si elles sont exactes. La CNIL rappelle d’ailleurs que ces outils peuvent générer des informations inexactes qui paraissent plausibles. Dans une réponse à un appel d’offres, ce risque est particulièrement important, car le mémoire technique engage l’entreprise sur des moyens, une organisation, des délais et parfois des procédures très précises.
Si l’IA invente un contrôle qualité, une fréquence de passage, un logiciel, une certification ou un effectif qui n’existe pas dans l’entreprise, le problème ne se limite pas à une mauvaise formulation. L’entreprise peut se retrouver à présenter un engagement qu’elle ne sera pas capable de respecter si elle remporte le marché.
Le mémoire technique n’est pas un simple document (et on l’oublie souvent), c’est un document qui reflète votre stratégie, votre positionnement, vos valeurs, etc. De plus il doit être pertinent par rapport aux attentes réelles du marché public auquel vous répondez que ce soit dans sa structure comme dans les contenus.
Le danger du mémoire technique trop générique
Un bon mémoire technique ne doit pas seulement être agréable à lire. Il doit montrer que l’entreprise a compris le besoin précis de l’acheteur et qu’elle sait comment y répondre.
Les textes générés automatiquement ont souvent tendance à utiliser les mêmes expressions : qualité de service, réactivité, amélioration continue, interlocuteur dédié, respect des délais, suivi rigoureux. Ces éléments peuvent être pertinents, mais ils ne prouvent rien s’ils ne sont pas accompagnés d’exemples concrets, d’une organisation réelle, de moyens identifiés et d’engagements mesurables.
C’est exactement là que l’expérience de l’entreprise doit reprendre la main. Une bonne réponse décrit ce que vous allez réellement faire, qui va le faire, avec quels outils, selon quelle fréquence et comment vous allez démontrer que la prestation est correctement exécutée.
Le problème des mémoires génériques à toujours existés et ce bien avant l’arrivée de l’IA. En effet, le but d’un grand nombre d’entreprise était de gagner du temps et donc les copier-coller des mémoires techniques est devenu monnaie courante. Ce n’est pas un problème si le contenu est pertinent et que la structure du mémoire technique respecte les critères mais malheureusement on constate que les entreprises adaptent de moins en moins leurs mémoires aux marchés publics ciblés.
L’IA a accéléré la standardisation des offres et des mémoires techniques. Chez Onemis on commence à observer la création de 2 types d’utilisateurs d’IA dans la réponse aux appels d’offres :
Le premier groupe : ils utilisent l’IA pour qu’elle rédige à leur place, il gagne du temps mais très souvent la qualité du mémoire technique n’est pas au rendez-vous et la note technique est dégradée.
Le deuxième groupe : ils utilisent l’IA comme un » turbo « , il réinvestisse le temps gagné dans l’approfondissement de leur réponse pour ajoute de la plus-value et un maximum de point de différenciation.
Il ne faut pas oublier que le but n’est pas de répondre à un appel d’offres mais c’est de le remporter.
L’utilisation de l’IA a-t-elle un impact sur la notation de mon mémoire technique ?
Les collectivités tentent de réagir à l’augmentation du nombre d’offre et à l’augmentation de la taille des mémoires techniques.
Objectivement : si vous avez rédigé du contenu générique pas adapté au marché, il y a de grandes chances que vous perdez des points.
À noter : les acheteurs réagissent en multipliant l’utilisation de CRT / CMT (Cadre de Réponse Technique / Cadre de Mémoire Technique) avec la limitation du nombre de pages, de mots ou encore de lignes avec des obligations de taille de police, etc. Ce qui n’est pas forcément une bonne chose mais c’est un autre débat‚…
Attention aux données confidentielles
L’utilisation de l’IA pose aussi une question importante : quelles informations peut-on transmettre à l’outil ?
Un dossier de réponse peut contenir des données sensibles pour l’entreprise : noms de salariés, CV, organigrammes, références clients, méthodes internes, tarifs, coûts, marges ou informations couvertes par le secret des affaires. La CNIL recommande de ne pas transmettre à un service grand public des informations confidentielles ou des données personnelles sans avoir vérifié les conditions d’utilisation, les paramètres de confidentialité et la manière dont les données peuvent être réutilisées.
La bonne pratique consiste donc à définir des règles internes. Avant d’envoyer un document dans un outil d’IA, il faut savoir quelles données il contient, si elles peuvent être partagées et dans quelles conditions le fournisseur du service les traite. Selon les outils utilisés, il peut être préférable d’anonymiser certaines informations ou de travailler avec une solution professionnelle offrant des garanties adaptées.
Une méthode simple pour utiliser l’IA sans perdre la maîtrise de sa réponse
L’IA devient réellement intéressante lorsqu’elle intervient à des étapes précises du travail, avec une validation humaine systématique.
- Commencer par analyser le DCE et identifier les critères de notation.
- Déterminer les points forts réels de l’entreprise pour ce marché.
- Préparer les informations de fond (moyens humains, matériels, références, méthodologie, délais et engagements).
- Utiliser l’IA pour structurer, reformuler ou contrôler le contenu.
- Vérifier chaque affirmation produite par l’outil.
- Relire la réponse comme si vous étiez l’acheteur et supprimer tout passage générique ou non démontré.
- Contrôler enfin la cohérence entre le mémoire technique, le CCTP, la DPGF ou le BPU et l’acte d’engagement.
Cette méthode permet de profiter du gain de temps apporté par l’IA sans lui confier la décision stratégique ni la responsabilité de la réponse.
L’IA ne remplace pas l’expertise marchés publics
L’intelligence artificielle va probablement devenir un outil courant dans la préparation des appels d’offres. Elle peut accélérer certaines tâches, aider à mieux organiser l’information et faciliter la rédaction. Mais elle ne transforme pas une mauvaise stratégie en bonne réponse.
Avant de rédiger, il faut toujours se poser les mêmes questions : ce marché correspond-il réellement à l’entreprise ? Avons-nous les moyens de l’exécuter ? Le prix est-il rentable ? Quels sont les critères sur lesquels nous pouvons nous différencier ? Quels engagements sommes-nous prêts à prendre ?
Ce sont ces décisions qui font la qualité d’une offre. L’IA peut aider à les formaliser, mais elle ne peut pas les prendre à votre place.
Comment Onemis peut vous accompagner ?
Chez Onemis, l’objectif n’est pas simplement de produire un mémoire technique. Nous aidons les entreprises à analyser le marché, identifier les attentes de l’acheteur, structurer leur réponse et mettre en avant leurs véritables points forts.
L’IA peut faire partie des outils utilisés pour gagner du temps ou faciliter certaines étapes. Mais la réponse finale doit rester construite autour de votre entreprise, de vos moyens et de votre stratégie commerciale.
Vous préparez une réponse à un appel d’offres et souhaitez vérifier la qualité de votre dossier avant son dépôt ?
Onemis peut vous accompagner dans l’analyse, la rédaction et la sécurisation de votre offre.